Prozesse effizient digitalisieren für GwG-regulierte Unternehmen

Rechts­an­wälte, sofern sie im weite­ren Sinne gesell­schafts­recht­lich tätig werden, Steu­er­be­ra­ter, Fonds und M&A Bera­ter sind dem Geld­wä­sche­ge­setz (GwG) “verpflich­tet” und unter­lie­gen damit den beson­de­ren Anfor­de­run­gen des sog.  “Know-Your-Custo­mer” (KYC) Prozes­ses. Dieser beinhal­tet neben der Ermitt­lung von Daten zu Unter­neh­mens­ak­ti­vi­tät, gesetz­li­chen Vertre­tern und wirt­schaft­lich Berech­tig­ten auch eine Risi­ko­ana­lyse zur Ablei­tung der sog. “Sorg­falts­pflich­ten” und die Iden­ti­täts­über­prü­fung der Klien­ten. Dies ist extrem aufwän­dig und komplex.

In der Reali­tät erfolgt bei einem Groß­teil der verpflich­te­ten Unter­neh­men die Neuan­lage von neuen Manda­ten, Projek­ten und Akten rein email- und papier-basiert. Dies führt zu hohen Durch­lauf­zei­ten und extre­men admi­nis­tra­ti­ven Aufwand bei Manage­ment und Fach­per­so­nal. Klien­ten, denen die Zusam­men­ar­beit mit einem inno­va­ti­ven Part­ner verspro­chen wurde,  werden schon im ersten Schritt der Zusam­men­ar­beit frus­triert, da ein Groß­teil der Arbeit unstruk­tu­riert auf sie abge­wälzt wird. Schein und Sein klaf­fen auseinander.

Der interne Druck steigt immens in Situa­tio­nen geld­wä­sche­recht­li­cher Prüfun­gen durch Aufsichts­be­hör­den oder Wirt­schafts­prü­fer. Auskunfts­fä­hig­keit und Trans­pa­renz über Mandan­ten­struk­tu­ren und Risi­ko­po­si­tion sind quasi nicht verfüg­bar, da die Infor­ma­tio­nen über viele verschie­dene Doku­mente und Systeme verteilt sind. Es beginnt ein wochen­lan­ger Aufarbeitungsprozess.

BetterCo stellt GwG-regu­lier­ten Unter­neh­men eine revi­si­ons­si­chere SaaS-Platt­form für die Digi­ta­li­sie­rung der gesam­ten Custo­mer-Jour­ney von Konflikt-Check, über KYC und Risiko-Analyse bis zur Iden­ti­täts­über­prü­fung und Akten­an­lage zur Verfü­gung. Das Office-Team trägt die komplette Verant­wor­tung für diese sog. Onboar­ding-Prozesse von Klien­ten, Projek­ten und Akten. Das Manage­ment muss ledig­lich die Risiko-Bewer­tung überprüfen.

Damit ist sicher­ge­stellt, dass eine voll­stän­dige Risi­ko­po­si­tion für das gesamte Unter­neh­men und pro Part­ner erfasst werden kann. Durch die Anbin­dung an das Handels­re­gis­ter werden Daten und Doku­mente auto­ma­tisch vor ausge­füllt. Kommu­ni­ka­tion mit Klien­ten erfolgt effi­zi­ent über ein Chat-Modul statt über email. Über no-code basierte, anpass­bare Work­flows werden die Onboar­ding-Prozesse abge­ar­bei­tet. Dies umfasst den KYC natür­li­cher und juris­ti­scher Perso­nen, die Risiko-Analyse mit Checks gegen PEP, Sank­ti­ons- und adverse Media-Listen, alter­na­tive digi­tale und analoge Metho­den zur Iden­ti­täts­über­prü­fung, zum Beispiel Face-2-Face, beglau­bigte Kopie, Video­Ident, und zur Unter­schrift der Mandats­ver­ein­ba­rung, Zum Beispiel hand­schrift­lich oder elek­tro­ni­sche Signa­tur. Die neue Akte kann eben­falls in BetterCo erstellt und gege­be­nen­falls an das opera­tive System über­ge­ben werden.

Im Gegen­satz zu ande­ren Syste­men bietet BetterCo eine wirk­li­che end-to-end Lösun­gen und hält alle Daten in einem System. BetterCo inte­griert viele sehr nütz­li­che Einzel­lö­sun­gen und elimi­niert über deren Verbin­dung manu­elle Prozesse und Medi­en­brü­che. Zudem verfügt BetterCo über ein Kolla­bo­ra­ti­ons-Modul, um die Zusam­men­ar­beit mit Klien­ten effi­zi­ent zu ermöglichen.

Unsere Kunden redu­zie­ren ihre manu­el­len Aufwände um bis zu 80 Prozent, beschleu­ni­gen ihre Durch­lauf­zei­ten um das Fünf­fa­che, sind zu jedem Zeit­punkt auskunfts­fä­hig und haben zufrie­dene Kunden.

Über Eckhard Ortwein

Eckhard Ortwein ist CEO und Grün­der von BetterCo.ai — einem Legal/Reg Tech-Startup, das eine revi­si­ons­si­chere, durch­gän­gige Onboar­ding- und Kolla­bo­ra­ti­ons­platt­form für regu­lierte Rechts‑, Steuer- und Finanz­un­ter­neh­men anbie­tet. Eckhard verfügt über 30 Jahre Erfah­rung als Entre­pre­neur, CxO, Manage­ment-Bera­ter und Inves­tor in den Berei­chen Fintech, Iden­tity, SaaS und Legal/RegTech.